İşletmede satın alma departmanı satın alma talebini başlatır. Talep eden departmanın istediği hizmet, malzeme, parça ya da ürünün açıklamaları belirlenir. Belirlenen talebin miktarı, kalitesi, teslim tarihlerini, teslim yeri ve son olarak işletmenin adını içeren bir doküman oluşturur.
Satın alma yönetimi, ürünlerin istenilen kalitede, miktarda, zamanda, ekonomik fiyatta ve doğru kaynaktan tedarik edilmesini sağlayan yönetim ve yazılım sürecidir. Satın alma yönetimi işletmenin rekabet etme gücüyle doğru orantılıdır. Bir işletme ne kadar iyi bir satın alma yönetimi uygularsa o kadar piyasada rekabet etme gücü fazla olmaktadır.
Kalite yönetimi satın alma kararında en önemli faktörü temsil etmektedir. Satın almada kar ve giderler ürünlerin üretilmesinde önemli karar merkezleridir. Satın alma yönetimiyle tedarik zinciri yönetimi birbirlerini tamamlayan yönetim biçimleridir. Satın alma yönetimi para ile ilgili işlerle ilgilenirken, tedarik zinciri; işletmelerin ihtiyaçları olan ürünler için hammadde, yarı mamul ya hizmetlerin temin edilmesiyle ilgili işlemlerle ilgilenir.
Bir Ürün veya Hizmetin Satın Alma Süreci Nasıl Olmaktadır?
Bir ürün ya da hizmeti satın almak istiyorsak ilk olarak pazar araştırması yapmamız gerekmektedir. Pazar arayışı yaparken pazarda alternatif üretimlere de dikkat etmeliyiz. Satın alma süreci ilk olarak işletmelerin tedarikçilerden malzeme, parça ya da ürün kaynaklarını satın alma talebi ile başlar ve ilgili işletme departmanının satın alınan hizmet ya da ürün için gerekli olan tüm kaynak ve malzemelerin teslim alınması ile sona ermektedir. Satın alma sürecini daha detaylı ele alacak olursak;
Satın Alma Yönetiminde Kullanılan İlkeler
Satın alma yönetimde; işletmelerin paralarında kâr oranını artırmak, üretimdeki kaliteyi yükseltilmek üzere tedarikçilerden satın alacakları ürün, malzeme, hammadde ve ya hizmetleri belirlemek ve doğru tedarikçiyi seçmek için bazı yönetim ilkelerinden yararlanmaktadır.
İşletmelerin tedarikçi seçimlerinde satın alacakları ürünler, hizmetler, yükleniciler için tekliflerin maliyetleri ve önerilen kaliteler dışında ayrım yapılamaz.
Adil Rekabet
Rekabetin oluşmaması için güçlü nedenler ve objektif sebepler olmadığı sürece imzalanan sözleşmelerde rekabet ortamı yaratılmamalıdır. İşletmelerin tek bir tedarikçi ile işlerini yürütmesi parasının daha verimli kullanılmasını sağlamaktadır.
Yeterli Şartnamelerin Hazırlanması
Şartname; satın alınacak mal, hizmet teknik özelliklerini belirten ve alım işlemini sırasında hukukî, ticarî, malî esas ve usullerini gösteren resmi belgelerdir. Teklif eden işletmeler, müşterilerinin ihtiyaçlarını net olarak bilmezlerse, birbirleri ile yarışamazlar. Şartnameler, herkes tarafından kabul edilen hukuksal güvenceleri garanti altına almalı, kalite güvence standartlarını ve uygun belgelendirme koşullarını uygun hazırlanmalıdır.
Etkin Duyuru
İhale ilanları uygun sosyal medya kanalları ile duyurulmalıdır. İhale ilanlarının ulusal, yerel medya organlarında ve internet ortamında yayınlanması sağlanmalıdır. İşletme, ihale ilanlarını internet sitesinde, ziyaretçilerin kolayca görebileceği yere koymalıdır.
Yeterli Süre Tanınmaması
Satın alma çalışmaları yürütülürken; ihalenin veya satın alma ilanını yayınladıktan sonra tedarikçilere verilen sürelerin belirlenmesinde ihale konusu işin özellikleri dikkate alınmalı ve başarılı teklif hazırlayabilmeleri için tedarikçilere zaman tanınmalıdır.
Uygun Objektif Kriterlerin Kullanımı
İşletmelerin değerlendirme ölçütlerinde, çıkar ilişkisi meydana getirilebilecek ve herhangi bir kişi, firma, kurum/kuruluş veya markayı ön plana çıkaracak ayrımcılığa yer verilmez. Değerlendirme sürecinde kullanılacak ölçütler, katılan tedarikçilerin tarafsız bir ortamda, eşit şartlar altında ve rekabet koşullarında yarışmalarını sağlayacak objektif ölçütler olmalıdır.
Kayıtların Tutulması
Satın alma faaliyetleri ihale süreçlerinde kayıt altına alınmalı, işletme ve diğer ilgili kurumlar tarafından yapılacak denetimlerdeki yetkili kişiler için incelemeye açık tutulmalıdır. Satın alma faaliyetleri içerindeki tüm yazışmalar, faturalar ve raporlar kısacası tüm mali belgeler eksiz bir şekilde kayıt altına alınmalı ve kayıtların son ödeme tarihi başlangıcından itibaren geçen en az 5 yıl süreyle saklanması gerekmektedir.
Standart Belgelerin Kullanılması
İşletmeler, ihalelerde ve imzalayacakları sözleşmelerde, işletmeye özgü ürün satın alma için standart belge ve formlar kullanmalıdır.
Beğendiysen Bu Makaleyi Paylaş !
Dijital Pazarlama
SEM AjansıAğustos 3, 2019 - 13:07
Markaların Başarı HikayeleriAğustos 3, 2019 - 12:50
Beacon TeknolojisiAğustos 3, 2019 - 12:48
Yerel SEOAğustos 3, 2019 - 12:43
Alexa NedirAğustos 3, 2019 - 12:35
